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Le processus de gestion est aussi l’utilisation des bons outils au sein d’un processus. Cela nécessite d’analyser de nouvelles idées, de structurer l’action qui en découle à l’aide d’une méthode organisée.
Outils dans le processus de gestion
Voici une liste d’outils de gestion d’entreprise que j’utilise et recommande. Ceux-ci se divisent en deux parties principales : les outils de conception informels et les outils opérationnels formels.
Outils de conception
Ce que je préfère, c’est d’utiliser UML pour l’analyse des systèmes, que ce soit un outil informel pour le cadrage ou un outil formel pour les spécifications.
Le deuxième favori est l’idée de la cartographie mentale, en manuel ou par logiciel. C’est vraiment un concept, une technique parfois un jouet, mais aux multiples usages. J’ai énuméré de nombreuses utilisations de la cartographie mentale, comme dans la résolution de problèmes. Utilisez généralement la cartographie mentale pour vous concentrer sur un domaine afin de rassembler les pensées.
Je voudrais parler de Moh.io, mais l’outil n’est plus opérationnel. Bien sûr, il y a Evernote, dont j’ai souvent dit était l’épine dorsale de tout le système de gestion. Evernote est très utile comme bibliothèque de documents.Il existe des systèmes qui s’y connectent pour étiqueter, lier et trier. Il y a Kanbanote, Infranodus ; il y avait moh.io. Il y avait Carddesk. Certains de ces systèmes manquent cruellement.
Outils opérationnels formels
J’oppose les outils informels aux outils transactionnels formels, tel un ERP comme Odoo. Il y en a beaucoup, il y a des systèmes ERP ; Sage et autres. Cette comparaison sert à distinguer le système transactionnel formel et le système informel.
J’ai également parlé dans des articles sur les systèmes informels, les systèmes verbaux, les systèmes satellites non transactionnels. Tous ces éléments, le système informel et le système transactionnel constituent le système d’information dans son ensemble.
Ces outils utilisés ensemble
Alors, comment ces outils s’associent-ils ? À quoi servent-ils ?
Les outils sont utilisés à des fins plus ou moins formelles. Par conséquent, je peux avoir une idée et je la note sur une carte mentale.
Pour en faire des spécifications formalisées, j’utiliserais UML. Mais la conception peut demeurer abstraite. Il s’agit de concevoir des choses.
Le processus de gestion
Il ne s’agit pas seulement d’outils. Je veux parler du processus de gestion à l’aide d’outils, mais aussi distinguer le processus des outils.
Il y a donc cette idée de mettre de nouvelles idées en action. Je pense que vous devez répertorier toutes les influences, suggestions des clients et idées créatives que vous obtenez. Cette liste est l’endroit où Evernote entre en jeu. J’enregistre tout, toutes mes pensées dans Evernote, et ensuite je les trie.
L’objectif premier est de trouver des idées pour de nouvelles affaires, d’apporter de nouveaux services, ou même simplement d’agir. Même s’il ne s’agit pas de nouveaux services, il est important de trier ces nouvelles idées. L’action selon les principes de GTD
GTD
Je parle ici des horizons GTD, à commencer par de petites actions quotidiennes jusqu’aux projets stratégiques. GTD motive cette idée de mettre de nouvelles idées en action.
Classez l’idée soit comme stratégique, soit comme un projet à mi-parcours, soit comme une tache court terme.
Mesurer votre trajectoire
Ensuite, il y a cette idée de mesurer la trajectoire vers un objectif. Je veux savoir si je vais dans la bonne direction ou non. Cela permet de valider si l’objectif que je me fixe est toujours valide.
Je peux donc me fixer un objectif initial et l’atteindre ou constater que je ne peux l’atteindre. J’ajuste ensuite mes objectifs dans la direction dans laquelle je vais réellement et je sens que je devrais aller.
Et pourtant, je ne veux pas perdre de vue les objectifs. Je vais peut-être suivre une autre voie parce que j’ai perdu la vue ou parce que je fais ce que je veux faire. Il y a donc cette idée de mesurer et d’évaluer les objectifs et de les réinitialiser.
Complexité et analyse
Ensuite, il y a une tierce section. Le premier concernait les outils, le second le processus de gestion et le troisième la complexité et l’analyse.
Décomposer un concept en étapes.
Je parle d’analyse descendante et ascendante. Il y a deux aspects à la question. L’analyse descendante consiste à décomposer une grande ou une petite idée pour la faire passer à l’action.
Je veux décomposer une idée en étapes. Je veux l’analyser puis passer à l’action. Ce processus de gestion est similaire à l’idée de mettre de nouvelles idées en action.
Construire un projet à partir des problèmes répertoriés
J’enregistre donc des choses dans Evernote au fur et à mesure. C’est différent. Il s’agit plutôt de recomposer multiples idées en un projet. Il s’agit de savoir quoi faire avec toutes ces idées enregistrées au fil du temps.
J’enregistre donc de multiples observations, opportunités, possibilités, choses qui peuvent initialement sembler sans rapport. Des idées diverses et variées venant de partout. Un client a suggéré quelque chose à faire. Et puis je passe en revue et regarde comment ces choses sont liées. Je détermine si je peux les intégrer dans un projet, dans quelque chose de cohérent, avec un nom qui représente l’ensemble.
Je pourrais simplement faire avancer les choses individuellement suivant les principes de GTD, mais je veux que ces éléments s’inscrivent dans un contexte cohérent. Un projet indique une direction stratégique si les actions s’inscrivent dans un schéma global. Je gère les choses comme un ensemble, avec un budget et un calendrier distinct.
Structures de gestion
Et dans le cadre du processus de gestion se trouve une discussion sur les structures verticales et horizontales. Une critique du processus de gestion peut être de considérer que le processus de gestion verticale traditionnel ne fonctionne pas.
Les structures hiérarchiques ne fonctionnent pas
Dans un processus hiérarchique, toute l’entreprise dépend d’une personne au sommet qui prend la responsabilité de la stratégie. Le manuel dit que vous devez alimenter les informations jusqu’au niveau supérieur de la pyramide. Je me demande comment les cadres supérieurs obtiennent ces informations. Est-ce efficient ? Quels sont les processus qui s’appliquent ? Quels sont les systèmes ?
Une partie de ces informations provient de la mesure de l’activité, mais qu’en est-il des éléments intangibles, de l’opinion, des suggestions ? L’idée de recueillir des suggestions fait son chemin sur le lieu de travail, et cela m’intéresse.
Structures de projet horizontales
Je contraste les hiérarchies avec les structures horizontales, les structures transversales du mode projet. Un tel projet pourrait avoir des représentants de différents secteurs, plusieurs services de l’entreprise avec un objectif spécifique.
Si nous pouvons gérer des projets avec des objectifs clairs, nous devrions être en mesure de gérer une entreprise comme un projet.
- Il y a un objectif spécifique
- Les gens sont impliqués
- L’objectif est décomposé en morceaux gérables
- Nous pouvons voir les étapes à franchir pour atteindre l’objectif
Il y a donc cette structure verticale, cette activité quotidienne, qui se contraste des projets. Certains aspects de la gestion de projet sont utiles pour la gestion quotidienne.
Autres méthodes de gestion
Et la dernière quatrième section, concerne les autres méthodes, à la fois à titre d’information et, d’une certaine manière, pour les contraster.
Nous avons donc Efficacité, SPAM, Just Do It, Just Act, agir dans le sens d’un objectif et Getting Things Done (GTD).
Efficacité
Nous avons un objectif, nous nous sommes fixé cet objectif majeur et nous y travaillons. GTD est similaire en ce que, à l’horizon 5, nous pourrions placer nos objectifs importants. Nous concentrons nos actions à court et à moyen terme sur cet objectif à plus long terme.
GTD contraste avec l’idée de Just Act, qui dit que vous pourriez faire des plans, mais vous devez d’abord le faire. Mais cela va plus loin que cela ; Just Do It demande de faire et de voir où ça vous mène.
Je pense qu’il y a un risque de perdre de vue les principaux objectifs. Cela signifie définir vos objectifs à une microéchelle. Faites ce qui vient naturellement et voyez où cela vous mène. Vous réévaluez et vous passez à l’étape suivante.
Cela semble correct, mais il semble manquer quelque chose. Vous avez besoin d’un objectif plus large, de quelque chose de plus à long terme vers lequel travailler même si l’objectif à long terme peut changer.
Mettez ensuite à jour l’objectif à long terme en évaluant ce qui se passe à court ou moyen terme.
SPAM —Set Plan Act Monitor
Et puis il y a le SPAM qui concerne la mesure : fixer des objectifs, planifier, agir et suivre un cycle.
Et puis il y a l’efficacité, qui dit qu’il y a deux types de travail différents. L’un est la production quotidienne et l’autre celui qui crée la capacité de production. Il y a donc une production et une capacité de production.
La création de capacités de production est l’action à long terme qui vous aidera à continuer à avoir une activité à court terme. Il s’agit donc de sortir et de trouver des clients, de développer des services pour qu’à l’avenir vous ayez du travail.
Gestion de Projet
Vous pouvez démarrer un projet avec une idée et le décomposer en morceaux gérables. Ou vous pouvez créer un bloc de projet à partir d’un ensemble d’idées ou de problèmes enregistrés d’Evernote. Ensuite, vous les organisez en étapes logiques.
Ce sont des structures et des méthodes de gestion contrastées, même si je fonde la majeure partie de ma gestion sur GTD. Il existe des similitudes entre les méthodes.
Le point principal est que vous placez des choses à long terme, à moyen terme et à court terme. Vous devez trouver une façon d’exprimer des idées, des objectifs en tant qu’actions, des choses qui sont exploitables.
Savoir ce qui est important
En conclusion, vous devez savoir ce qui est important pour vous. Working To Purpose est l’idée de fixer des objectifs importants et d’évaluer si vous vous y engagez. C’est là que la mesure entre en jeu.
Vous dites donc bien, au fur et à mesure que les choses avancent, au fur et à mesure que je fais les choses, à quoi je maintiens mon engagement. Et les choses auxquelles je ne suis pas engagé sont celles où je commence à ajuster mes objectifs.
