Summary of advantages of Trello

Trello a beaucoup de fonctionalités

Trello possède des fonctionnalités complètes, notamment des listes de contrôle, des liens, une description et des commentaires. Les rapports Trello Plus font de Trello un puissant système de gestion.

  • Il utilise un kanban simple et visuel (glisser-déposer, possibilité de jouer, pas de tâches imbriquées)
  • des liens (vers Google Drive, Evernote, sites Web, e-mails)
  • des listes de contrôle
  • des dates d’échéance et une vue d’agenda
  • synchronisation rapide et fiable (tablette, téléphone, ordinateur de bureau, Web)
  • les power-ups qui fournissent des fonctions supplémentaires comme une vue Gannt
trello features

Cartes Trello

Les cartes sont super parce qu’elles sont autonomes. Cela signifie que toutes les informations clés d’un élément de projet peuvent être contenues dans une fiche, sa description, une liste de contrôle, la date d’échéance.

Kanban

Kanban est simple : les cartes peuvent être déplacées rapidement et il y a donc une sensation de « jeu » de cartographie.

easy-to-use kanban presentation in Trello
easy-to-use kanban presentation in Trello

Une carte contient des pièces jointes très utiles de différents types.

Liens URL

Trello permet d’ajouter des pièces jointes à une carte. J’évite cela, je préfère stocker tous mes documents de référence dans Evernote, puis ajouter l’URL Evernote.

several types of attachment in Trello centralise information on a card
several types of attachment in Trello centralise information on a card

Liens vers gmails par URL

Si j’écris ou reçois un e-mail en rapport avec une tâche, je lie l’e-mail à la carte par son URL Gmail. J’ajoute une liste de contrôle tel que « email écrit à Fred ». Je mets la carte dans la colonne « en attente jusqu’à ce que Fred réponde. Une autre solution consiste à utiliser Sort’d, le gestionnaire de tâches directement intégré dans Gmail.

Lien vers Google Docs

De même, pour Google Docs, je pense qu’il est plus efficace de stocker les données dans Google Docs, puis de coller l’URL dans Trello. Google Docs et Evernote ont une grande capacité de stockage. Trello reste un coordinateur plutôt qu’un système de stockage.

Dropbox et Box

Vous pouvez également lier une URL d’un document Google Docs, Dropbox ou Evernote à une carte Trello. Ayoa permet également d’établir des liens vers des documents. Je préfère limiter Google Docs aux fichiers Google Docs « natifs » (feuilles de calcul et documents). Je conserve d’autres types de fichiers (images, documents Word) dans Dropbox. J’ajoute des documents à Evernote, mais pour accompagner un texte explicatif, plutôt que pour un stockage pur.

Listes de contrôle Trello

trello checklists
Trello checklists

Listes de contrôle sans sous-tâches

Alors qu’une liste de contrôle peut être une sous-liste de tâches, elle peut être juste une liste de choses à vérifier. Le descriptif de la tâche au titre de la liste de contrôle peut être « vérifier les éléments de cette liste. Ce principe est conforme à #GTD qui vous encourage à formuler les tâches comme des choses “vraiment” faisables.

Dans Todoist, vous pouvez créer des tâches avec plusieurs niveaux de sous tâches. Dans Trello, toutes les informations sont immédiatement visibles sur une carte à un seul niveau.

in todoist nested items requires drill down in Trello checklist visible on a card
in todoist nested items requires drill down in Trello checklist visible on a card

Les commentaires dans Todoistsont un niveau plus bas

Dans Todoist, les commentaires sont d’un niveau sous la tâche, pas immédiatement visible. Sur Trello, les commentaires sont immédiatement visibles sur la carte sans clic supplémentaire.

Rétroaction entre les listes et les descriptions lors de l’élaboration d’une tâche

J’ai remarqué cette approche dans Ayoa (avant Droptask). Une tâche a besoin d’un mélange d’écriture et de listes. L’un joue sur l’autre. Vous pouvez d’abord écrire un descriptif puis créer une liste pour le développer ou commencer par une liste, puis écrire la synthèse de la tâche. Le résultat est une tâche mieux cadrée, exprimée d’une “manière faisable”. Encore une fois un principal #GTD vital. Si vous ne pouvez pas formuler le travail, votre esprit résistera à le faire.

Conformément à cela, je change (souvent) le titre d’une carte au fur et à mesure qu’elle progresse. Cela fait que le titre reste au plus proche de ce qu’il y a à faire. Je peux enregistrer les choses accomplies dans une liste de contrôle.

Rapports avec Trello Plus

Ce qui m’a vendu Trello, en dehors de la finesse du kanban et de la synchronisation fiable, était le reporting dans Trello Plus. Les informations sur le temps passé de Trello Plus sont visibles directement sur la carte.

Trello est plus utile que l’excellent Toggl. Le minuteur est activé dans la fiche de tâches et le rapport est rapidement accessible. Trello Plus favorise le fait que vous puissiez être multitâche dans une journée ou sur le temps. Vous obtenez avec Trello Plus une belle liste claire de tout ce qui est fait dans la journée.

in Trello plus detailed list of activities with notes
in Trello plus detailed list of activities with notes

Suivi des tâches longues

J’utilise particulièrement le suivi lorsque je travaille sur des tâches “longues”, disons plus d’une journée ou plusieurs jours. La semaine sera composée de nombreuses tâches non liées. Même si la tâche longue doit être livrée pour à un moment précis !

Je fais le suivi de la tâche principale (et d’autres) me permettant d’estimer si je suis en route pour la livraison.

Pour cela, offre la possibilité d’estimer le temps de la tâche (E) puis de mettre à jour l’estimation au fur et à mesure. Cette évaluation consiste à évaluer si vous pouvez livrer dans le délai, prenant en compte le reste à faire (R).

La génération de rapports sur le temps passé facilite l’autogestion

Le reporting dans Trello est une bouée de sauvetage pour un indépendant. L’indépendant n’as pas de patron pour demander “où en êtes-vous”? Seulement des clients. Je dois garder un œil sur le ballon. Il y a tellement de choses à faire,
que l’on peut être tenté de repousser toujours les limites du possible ET respecter nos engagements. Le rapport Trello Plus aide parce que la prestation de travail rémunéré est la clé de tout.

La livraison est une chose, l’enregistrement précis du temps passé est vital pour garantir des estimations réalistes. Cela impact à la fois sur les engagements de livraison et la rentabilité.

Une estimation raisonnable (basée sur un historique réel) = travailler dans le budget = livraison à temps (si le présent ressemble au passé) = fixer des prix appropriés (basés sur le coût).

Rapports GTD hebdomadaire

Ces rapports de synthèse Trello Plus aident beaucoup l’évaluation hebdomadaire #GTD.

week by board in Trello
week by board in Trello
week by user in Trello
week by user in Trello

Qu’est-ce qui est différent de Toggl ?

Toggl est un autre excellent enregistreur de temps, mais le temps enregistré est organisé par projet. Certaines tâches peuvent être assez longues. Si vous ne faites pas des projets, mais “de nombreuses tâches”, ceci peut générer beaucoup trop de tâches.

Mais vous ne pouvez pas planifier avec Toggl. L’avantage de Trello est la planification des éléments les uns par rapport aux autres, la préestimation, puis la comparaison avec les estimations. Cela alimente le prochain cycle d’évaluations à l’aide de données précises et réalistes.

task timer in toggl
task timer in Toggl

Conclusion

  • Une carte Trello est claire et comprend toutes les informations pertinentes, une description, des listes de contrôle, des commentaires, des éléments liés.
  • Toutes les informations sont au même endroit, y compris les données de suivi, les descriptions de tâches les rendent plus réalisables.
  • L’enregistrement du temps et l’amélioration des estimations contribuent à une meilleure livraison, à des prévisions plus précises et, finalement, à une meilleure gestion des prix.
  • Trello permet de se concentrer sur la progression et l’organisation du temps tout en centralisant d’autres ressources d’informations via des URL (ou fichiers) attachées.

Autres outils de gestion

Nous utilisons d’autres outils de gestion d’entreprise, notamment

  • Odoo pour la gestion opérationnelle des commandes, factures et comptabilité
  • Evernote comme mémoire d’entreprise pour stocker les problèmes et les observations Enterprise Architect pour modéliser nos systèmes
  • nterprise Architect pour modéliser nos systèmes

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