Todoist comme gestionnaire de tâches

Utiliser Todoist comme gestionnaire de tâches pour visualiser et séquencer les activités à venir pour tout travailleur, en particulier ceux dans les métiers de l’information. Voici un résumé des caractéristiques principales à évaluer de vos outils.

Pourquoi Todoist comme gestionnaire de tâches ?

Pour les travailleurs d’informations (information worker), les journées ne sont jamais linéaires. Si on est plein de bonnes intentions, on saute de tache en tache sans forcément passer deux bonnes heures sur la même activité. De toute façon, même si on prévoit des plages de travail continues, il y a toujours le téléphone et le mail qui nous interrompe. (voir planifier la gestion des mails)

Prévoir sa journée, prévoir les priorités : un gestionnaire de tâches permet de déposer l’ensemble des choses à faire dans l’horizon visible et d’y associer une priorité, mais également d’établir une séquence, un ordre qui est logique de les exécuter. Ce processus de planning est une activité mentale, logique, qui se pratique en temps « off » ou pendant la journée pour réévaluer les activités immédiates et à venir.

Les caractéristiques d’un gestionnaire de tâches

Pour reprendre la terminologie GTD, un gestionnaire de tâches doit être d’abord le système de confiance. Le système dans lequel on dépose l’ensemble des activités à prévoir, et disponible sur toutes les plateformes, à tout moment. Mais en quoi est-ce un avantage ?

Dans la journée on va consulter l’outil de façon « formelle », mais au déjeuner, devant la télé, dans le train, bref à n’importe quel moment libre on peut le consulter, d’y réfléchir, de réorganiser, en somme de peaufiner, d’ajuster. À travers cette disponibilité on arrive à quelque chose de réaliste. Le but est là, de sentir si le plan tient debout et c’est ce regard souvent et régulier qui permet d’évaluer et de réévaluer.

N. B. on entend souvent les mises en garde de ne pas être trop dedans, de trop travailler, mais ce temps « off » devient productif et permet de se consacrer et de se concentrer au travail pendant le temps « travail ».

Pourquoi Todoist?

Todoist n’est pas unique dans le faite d’être disponible sur toutes les plateformes, mais la synchronisation des informations est très rapide, voire instantané, qui permet d’aller prendre un café, consulté son téléphone ou tablette et donc son planning, de revenir au bureau et tout est déjà à jour.

todoist comme gestionnaire de tâches

Ordonnancement flexible

L’application permet d’être très flexible, c’est-à-dire qu’on peut avoir des projets dans des projets des tâches et des sous-taches. On peut lister des éléments et les regrouper facilement, qui permet de prendre du recul.

Si on déverse le détail en mode brainstorming, on peut aussi les regrouper facilement en une tâche « en-tete » plus facile à retenir, à s’y identifier.

Il est important de s’identifier avec les tâches, d’en prendre possession, de les sentir réels. Ce processus de « jeu », d’expérimenter différentes configurations, de placer, déplacer et réorganiser est une façon de s’approprier la tache et donc conduit à de meilleurs plannings et de meilleures réalisations.

balises dans todoist pour la gestion des statuts de tâches

Étiquettes : Les étiquettes (libellés) permettent d’accrocher aux tâches des libellés de façon libre.

Il est possible d’utiliser des mots-clés par sujet, par domaine, chose utile, ou de créer des statuts comme « en cours », « suivant », « bloqués », pour se rapprocher du modèle GTD.

Je préconise plutôt ce deuxième schéma et d’utiliser des projets pour le « sujet ».

Dans la tête ou écrit

Dans tous les cas, on écrit ce qui est à faire. On le concrétise par un écrit, chose très importante. Tant qu’on n’a pas écrit, la tâche n’a pas de réalité. Ou inversement, quand on l’écrit, la tâche commence à prendre forme. Les mots sont importants, la façon que l’on exprime la tâche est importante et doit être précise.

Exemple de différentes formules :

  1. besoin d’une étagère est un constat
  2. j’aimerais avoir une étagère est un souhait
  3. construire une étagère est un objectif

mais aller au magasin acheter une planche de mélaminé est quelque chose que l’on peut faire concrètement et permet d’observer que l’on doit mesurer la planche à acheter d’abord, de se rendre compte que l’on a ni vice ni mètre. Quand L’expression de la tâche est concrète et réelle, elle prend forme.

La méthode GTD (Getting Things Done) nous appelle à focaliser sur les choses que l’on peut faire, concrètement, dans la réalité, dans le monde physique.

Tout système de planification doit nous aider à être réaliste, à poser virtuellement des pas à prendre, de les visualiser et de les organiser dans une séquence faisable. Tout cela augmente la probabilité que les tâches que l’on a prévues soient faisables, que l’on veuille les faire, et que l’on puisse réellement les faire.

Je préconise également une section soit projet soit par libellé dénommé « objectifs » qui permet de mettre bien en relief et de tester la distinction entre tâche et objectif, de savoir si ce sont bien des tâches ou des objectifs.

Cette flexibilité, cette possibilité de jouer, de changer, de déplacer est une façon de brainstormer, de jouer avec les éléments jusqu’à ce qu’il soit satisfaisant et réaliste.

Comparaison avec d’autres outils

Toodledo:

Toodledo liste de projets

J’étais longtemps très grand fan de Toodledo et le suis toujours d’une certaine manière. Premièrement parce qu’il implémente admirablement la terminologie GTD. Mais Toodledo fonctionne par filtre, par tri. C’est-à-dire qu’on associe à chaque élément une priorité, une date de livraison, d’échéance et l’interface se présente en triant les éléments par priorité ou par date d’échéance.

Mais malheureusement en réalité on exécute les tâches dans un ordre ni linéaire ni par priorité ou date d’échéance. Il est important d’associer à un élément sa priorité, ou date d’échéance, mais aussi d’établir une séquence réelle d’exécution, c’est-à-dire la façon que vous allez exécuter. C’est un élément de plus qui permet qui vous permet d’évaluer si la séquence tient debout.

Toodledo donc présente les choses dans l’ordre de priorité, mais pas d’établir un vrai plan d’action, un ordre d’exécution.

Excel :

Simple Plan dans Excel

Microsoft Excel permet d’établir une grille de tâches, la première colonne avec la liste des tâches, les colonnes avec un élément de temps jour soit jour, semaine ou mois qui peux être très utile comme outil de planning, mais n’est pas adapté à un outil de planning au quotidien. Il n’est pas suffisamment disponible ou flexible.

Kanban (Odoo):

kanban de gestion de projets dans odoo

Le kanban est un excellent outil de planification, il est flexible, on peut établir des séquences, des colonnes en étapes ou projet et des dates d’échéance, mais l’outil n’est pas dans la poche et donc limité à des séances de planification sur le bureau, éventuellement sur la tablette, mais pas sur le téléphone, pas dans le train, pas offline.

D’autres outils : Il existe bien entendu plein d’autres outils pour la planification, le marché en est à la limite saturé, mais Todoist reste de loin le plus flexible, le plus disponible, le plus facile à utiliser, le plus fiable.

Any Todo (Gneo): un outil qui était très prometteur, mais dont la réalisation n’est, malheureusement pas fiable, qui réunissait Evernote et Eisenhower. Parfait, mais la synchronisation n’était pas fiable et il n’y avait pas d’écran de travail comme Todoist, simple, efficace, rapide, synchronisée.

Droptask:

vue canvas dans Ayoa pour la gestion de tâches

Le dernier mot est pour Droptask, qui aussi était, est très prometteur, mais en réalité toujours en développement.

Son interface est très bien, avec un lien avec Evernote, une interface visuelle qui permet admirablement de disposer des éléments dans l’espace de travail, de façon très visuelle et agréable.

Rapide et intéressant pour la modélisation, mais malheureusement le mode liste n’est pas efficace et surtout, n’est pas disponible dans l’application mobile.

Conclusion

Bien entendu tout ceci n’est que des conseils, mais d’un utilisateur avéré, qui a essayé à peu près tous les outils. C’est à vous de sentir l’outil, de vous l’approprier. Le marché est certainement encore en expansion, les outils vont évoluer encore et encore, donc on doit être vigilant et ouvert aux principes.

Le test ultime est d’évaluer si vous réussissez à « get things done » à exécuter des tâches, en plus grand nombre de façon efficace et bien dirigée. C’est-à-dire que les tâches que vous exécutez contribuent de façon réelle à vous rapprocher de vos objectifs.

Un chapitre futur sera consacré à examiner et de mesurer la distance entre la position actuelle et la ou vous voulez être, c’est-à-dire de tendre vers et de réussir vos objectifs. L’outil est le bon si vous avez le sentiment réel qu’il vous permet de vous rapprocher de vos objectifs et que vous objectifs évoluent de façon constructif.

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