Systèmes d’information informels

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Documenter à la fois les systèmes d’épine dorsale structurés et les systèmes d’information informels pour garantir les opérations par rapport au roulement des détenteurs d’informations.

Les systèmes d’information au sens large comprennent les systèmes verbaux informels, la machine à café et les discussions sur les refroidisseurs d’eau.

Les gens pensent normalement aux systèmes internes de commande de gestion, de paiement et de gestion des ressources. Un bon exemple est un ERP (Enterprise Resource Planning) comme Odoo qui traite de toute la chaîne d’approvisionnement.

Une entreprise s’appuie sur une colonne vertébrale structurée, des systèmes informatiques informels, verbaux, satellites et externes.

Un système d’information holistique

Une vision holistique d’un système d’information commerciale comprend les canaux d’escalade et de délégation des réunions de gestion, des communiqués, des panneaux d’avis, des courriels, des intranets, des sites de partage de documents, d’Internet, etc.

Une entreprise ne fonctionnera pas uniquement sur un logiciel de comptabilité; les gens ont besoin de systèmes, de méthodes et de canaux pour communiquer.

Documentation des systèmes persistants

Les systèmes peuvent être affectés lorsqu’une personne quitte l’organisation. La solution peut être d’insister sur le partage d’informations ou d’interdire la conservation de l’information. Systèmes de documentation pour fournir un registre du fonctionnement d’une procédure ou d’un ministère.

La promotion des principes de cartographie mentale aide à établir une culture de l’information. Le succès de l’entreprise peut dépendre de l’efficacité de son système d’information.

Architecture des systèmes d’information

Il peut être possible d’examiner les systèmes formels. L’objectif est d’examiner où les fonctions se chevauchent, un nouveau système prévu, qui exclut ou supprime certaines fonctionnalités.

Il est conseillé de documenter les procédures pour se protéger contre le roulement des détenteurs d’informations. Le système de qualité doit déclencher des mises à jour des documents système.

Les systèmes informels peuvent être documentés à l’aide de la même notation que les systèmes formels pour créer une vue d’ensemble unique de haut niveau du système d’information de l’entreprise.

Utilisation d’une méthode visuelle

La complexité des systèmes est une bonne raison d’utiliser des outils visuels pour les décrire. Une notation graphique utilise des symboles qui ont le même sens tout au long.

Dans UML (comme ci-dessus), un homme bâton signifie un acteur humain ou systémique. Un ovale indique un cas d’utilisation. Dans SSADM, les boîtes signifient des processus. Le point est la cohérence. Un symbole et des liens entre eux signifient la même chose partout où ils sont utilisés.

Les diagrammes visuels améliorent la communication et la compréhension d’idées complexes. Tenir des entrevues pour déterminer si les bénéficiaires ont une compréhension complète du système en question. La clarté permet d’économiser du temps.

Systèmes de documentation dans UML

UML est une notation développée par les travailleurs de l’information. Il permet d’apprécier la portée et le contexte « réels » en dehors du système d’information officiel.

Une vision de l’information utilisée dans l’organisation, l’impact et la présence de réseaux informels peuvent déterminer si :

  • les systèmes formels sont adéquats,
  • les systèmes informels fonctionnent « correctement » et même
  • quelles parties des systèmes informels pour formaliser

Il est utile de fonder les évaluations sur des définitions formelles de la fonction opérationnelle.

Utilisation d’analystes externes

Il est rare qu’un gestionnaire interne ait le temps ou le mandat d’effectuer une telle analyse. Cela nécessite des compétences spécialisées.

Documentation de référence

La documentation de référence est très utile pour permettre la discussion, le débat et la prise de décisions sur l’amélioration. L’analyse peut améliorer les vies et les bénéfices.

L’analyse met l’accent sur les améliorations opérationnelles en éliminant les doubles emplois inefficaces et en retravaillant et, en fin de compte, en améliorant le traitement des systèmes et les cycles économiques.

Une analyse de vos systèmes, leur aptitude à l’usage et leur amélioration fait partie d’une entreprise en évolution.

Systèmes d’information informels

Le système officiel erp est essentiel aux opérations commerciales. Mais les systèmes informels, les canaux de communication verbale sont aussi un élément essentiel des opérations commerciales.

Dans quelle mesure formalisons-nous ou devrions-nous formaliser les résultats de ces échanges? Certaines actions peuvent entraîner des changements dans le PER, tandis que d’autres peuvent être des décisions dans les procès-verbaux de réunion. Tous représentent des actions opérationnelles.

Flux de données provenant des réunions

Dans quelle mesure est-il nécessaire de documenter ces décisions et ces actions? Il se peut que lorsqu’une personne prend la relève d’un nouvel emploi, l’historique des décisions soit rendue disponible.

Un analyste ou un gestionnaire peut examiner la cause et l’effet ou identifier des mesures correctives dans un secteur d’activité. L’analyse des décisions par rapport à la performance aide à améliorer les opérations.

Les données d’une réunion (procès-verbal) doivent être intégrées dans les plans d’action, en action.

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