Outils utile pour Planifier Faire Vérifier Évaluer

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Je voulais parler de ce que j’appelle les concepts clés de la gestion, du moins pour moi – ce sont des choses que je recommande. L’article ci-dessous est un résumé de la vidéo suivante. S’ll vous plaît, jetez un coup d’œil.

Veuillez noter que nous fournissons également des services de transcription vidéo et de sous-titrage.

Planifier Faire Vérifier Evaluer

Le premier est Plan Do Check Assess, qui est un cycle de planification qui vous aide à améliorer vos opérations, vos actions et vos actions au fil du temps.

Ce cycle d’évaluation aide à prendre du recul par rapport à vos actions et à analyser les performances en fonction de mesures quantitatives.

Trois points essentiels à Getting Things Done

Vous fixez des objectifs et des tâches. Vous intégrez les choses dans un plan à court terme, à moyen terme et à long terme, puis vous continuez à faire les choses au quotidien.

Vous êtes pompier, vous faites que des choses essentielles ou dans l’urgence.

Basé sur la direction actuelle

Investissez du temps dans votre stratégie pour comprendre si les choses vont dans le bon sens. Des mesures pour vous aider à déterminer ce qui se passe bien.

Parfois vous ne savez pas dans quel sens aller. Vous devez déterminer la façon dont les choses se passent maintenant, puis affirmer la façon dont vous voulez que ça se passe à l’avenir.

Parfois, il est plus facile de savoir dans quelle direction vous ne voulez pas aller! Il peut être plus difficile d’exprimer la façon dont vous voulez que les choses aillent. Basez vos objectifs sur l’état actuel des choses.

Cycle d’activité

Ce flux d’activité trace un cycle de gestion.

Commencez par une descriptif référentiel de votre système. C’est ce qui décrit le système tel qu’il fonctionne aujourd’hui. Vous voudrez peut-être analyser les exigences fonctionnelles pour cartographier le futur système.

Essayez d’améliorer le système, de le rendre plus rentable, de le configurer d’une manière particulière. Il ne s’agit peut-être pas seulement d’argent, mais de choses spécifiques à réaliser, des choses que vous aimez faire plus que d’autres. Fixez vos objectifs vers ces choses là.

L’objectif est d’améliorer les processus de manière générale que ce soit gestion ou production ou autre.

J’utilise GTD pour me fixer des planifier des tâches. La planification se passe à différents horizons, à court terme, à moyen terme à long terme.

L’objectif peut emmener dans une direction particulière, mais aussi pour que les choses se passent plus facilement. Il est inutile que les choses soient difficiles en soi, alors prenez le chemin de la moindre résistance.

L’objectif est de fonctionner de tranquillement, d’être plus efficace et donc de gagner plus.

Faire, mesurer et analyser

L’idée d’un cycle est de faire, mesurer et analyser comment les choses se sont passées (sur la base d’indicateurs mesurés).

Un cas simple est en traduction. Mesurer le temps d’exécuter les commandes, le nombre de mots faits en une heure, aide à faire des estimations raisonnables. La livraison à temps améliore les relations clients. La livraison à temps est basée sur des estimations du temps passé futur.

J’ai développé une base de données de traduction pour gérer la terminologie et pour mesurer des statistiques de performance. Cela aide à mesurer, à analyser.

Ces mesures permettent de fixer les coûts, les prix et de savoir quel devrait être le taux. Le résultat est d’améliorer les performances et de rendre le travail plus confortable. Productivity may also improve by focusing on just one job rather than two. Donc, ce cycle fait le tour.

Alors ce cycle tourne. Le système de gestion décrit dans un modèle UML. L’idée est de faire pendant un certain temps, de mesurer, d’examiner les résultats et de trouver des possibilités d’amélioration.

Grille Eisenhower

Je parle de Todoist, mais la grille d’Eisenhower revient sans cesse comme une représentation très simple des choix, de ce qui est important et de ce qui est urgent.

Donc, si vous pensez à vos activités, ce qui est important et ce qui est urgent, vous pouvez choisir les choses qui sont à la fois importantes et urgentes. Certaines choses ne sont ni importantes ni urgentes, celles-ci sont des choses que vous ne devriez pas faire du tout.

Ce type de planification est une façon de penser vos activités, vos espoirs et vos désirs, ce que vous devriez faire maintenant et à l’avenir.

Le cycle PDCA (Plan Do Check Assess) vous permet de revoir votre façon de travailler.

Le système de confiance

Le système de confiance est une collection d’outils, j’ai énuméré ceux que j’utilise.

Todoist, Ayoa, Sortd, et les cartes mentales sont les principales outils qui m’aident, en quelque sorte, remplir ce cycle PFVE en termes de planification, faire, vérifier et évaluer ce qui se passe.

Donc, Planifier Faire Vérifier Evaluer est le cadre pour tout. Ce cycle peut vous aider à penser à vos activités d’une manière plus structurée.

Si vous planifiez des choses, que vous établissez des objectifs, que vous viser ces objectifs, vous le faites en faisant réellement le travail.

Il y a donc une phase de planification spécifique, vous faites, puis vous vérifiez la qualité de votre travail, vraiment pour vous assurer que ce que vous avez fait est bien conforme au plan.

Et puis la phase d’évaluation est de revenir en arrière pour préparer votre prochain cycle de faire.

J’ai constaté que plus vous répétez le cycle, plus vous vous habituez à cette idée de revenir du dernier cycle. Donc, quoi que vous ayez fait, en améliorant continuellement votre processus.

GTD (Getting Things Done) – Faire avancer les choses

GTD nécessite plus qu’une mention – c’est la phase de réalisation du Plan Do Check Assess, en référence au système de confiance, dont je parlerai plus tard en termes d’outils.

Il y a quelques concepts clés ici: prochaine action, boîte de réception, le système de confiance et l’esprit comme de l’eau.

Mesurer la distance par rapport à votre trajectoire est une question d’évaluation dans le cadre de PFVE (Planifier Faire Vérifier Evaluer). Ici, nous regardons où nous en sommes maintenant, où nous avons l’intention d’aller, notre position future et la correction de notre trajectoire à travers les points de contrôle.

La boîte de réception

La boîte de réception est un concept assez important ici.

Cette image est la boîte de réception de Todoist, qui propose un tampon entre les choses qui arrivent et le faire déjà en cours. Ca permet de remettre à plus tard certaines choses, de protéger ce qui est déjà en cours et de bien préparer les choses à venir.

La boîte de réception est l’occasion d’évaluer les nouvelles choses à venir.

Action Suivante

L’action suivante est un concept qui, plutôt que de penser nécessairement aux objectifs, vous travaillez vers vos objectifs, mais vous devez faire les choses maintenant.

Donc, la prochaine action est une façon de dire assez juste, je peux voir cet objectif loin, mais que dois-je faire maintenant?

L’Esprit Calme Comme l’Eau

L’esprit comme l’eau est un grand petit slogan de David Allen (Mind Like Water). Cela signifie qu’une fois que vous avez planifié des choses dans votre système de confiance, votre esprit est calme, parce que vous savez que vous les gérez.

Et si vous associez des priorités et de l’importance à ces choses, alors, tout ce que vous devez faire est de remplir le système. Vous devriez arriver à un point où vous êtes satisfait de votre plan.

Cinq horizons de planification

Donc, la dernière chose est les cinq horizons de maintenant à l’avenir ci-dessous.

Il y a essentiellement cinq horizons de temps.

Il y a donc les priorités actuelles auxquelles nous sommes confrontés et nos objectifs à l’avenir.

Vérification de la qualité et du plan

Maintenant, vérifier, dans le cadre de PFVE (PDCA) est de revenir en arrière et d’évaluer le travail en termes de qualité et de planification. La qualité évite le retravail.

Mesurer votre trajectoire

Cette évaluation concerne vraiment vos objectifs. Donc, c’est un peu avant votre évaluation.

Si vous établissez votre trajectoire, votre position future, les résultats souhaités, vous pouvez voir si vous allez dans la bonne direction ou non. Vous pouvez prendre des décisions sur la direction que vous devez prendre, celle où vous voulez aller.

Vous pouvez voir à propos de revenir sur votre trajectoire d’origine ou de décider que votre objectif n’est plus approprié, et de partir dans un autre sense.

Outils pour mettre en œuvre plan Do Check Assess (PDCA)

Alors, comment allez-vous faire ces choses dans ce cycle PFVE?

Eh bien, voici quelques suggestions:

Todoist et Ayoa

Todoist est mon préféré. J’ai utilisé Ayoa beaucoup parce qu’il a cette grande fonction de construction de cartes mentales, puis lier les tâches aux cartes mentales. Malheureusement, Ayoa n’est pas assez rapide pour une utilisation quotidienne. Donc, j’utilise Todoist pour gérer les choses opérationnelles.

Sortd (Trié) pour Gmail

Maintenant aussi, j’ai beaucoup d’e-mail à venir comme tout le monde, et j’ai trouvé qu’il est important d’avoir un bon système de gestion des courriels.

Celui que j’aime est Sortd qui superpose un kanban sur Gmail qui, je dis, protège la boîte de réception.

Je ne veux pas nécessairement que le courrier électronique entre automatiquement dans mes tâches. Je veux choisir ce que je fais, un choix conscient de mettre un e-mail soit dans Todoist ou le gérer au sein du kanban Sortd.

Cartes Mentales

Que ce soit dans Ayoa ou dans Simplemind, une cartes mentaleest un outil très utile pour la clarification et le brainstorming.