Outils de gestion

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Je suis travailleur indépendant depuis 16 ans maintenant en tant que traducteur. Avant cela, dans l’ordre inverse, je dirigeais une entreprise de numérisation de vieux films et audio.

Je conserve un intérêt passionné pour les outils de gestion d’entreprise. Je remanie régulièrement mon architecture de gestion, afin de trouver la meilleure configuration pour gérer mon activité et mes flux d’informations. Je suis constamment à la recherche d’outils de gestion utiles, innovants et pratiques pour gérer mes systèmes : emails, commandes, production, et pour obtenir des statistiques utiles pour gérer mon entreprise.

La gestion d’une entreprise est complexe et nécessite de nombreux casquettes de réflexion – administration, marketing, stratégie. D’autant plus lorsque vous êtes travailleur indépendant ou vous devez vous demander quels services développer et quelles ressources employer.

Cette tache est grandement facilité par des logiciels visuels de gestion d’entreprise qui soutiennent la reflexion.

Voici une courte vidéo qui décrit divers outils de gestion d’entreprise tels que PDCA (Plannifer Vérifier Faire Evaluer).

La vidéo décrit les outils de gestion d’entreprise tels que PDCA, GTD, Eisenhower, Todoist, Ayoa et Sortd pour Gmail.

Veuillez noter que nous fournissons des services de sous-tittage vidéo. Cette vidéo est un exemple de notre travail.

Prise de décision d’affaires

Les décisions prisent par les indépdendants – où mettre leur énergie – sont essentielles à la bonne santé de leur entreprise et sont souvent prises seules. Ils se répartissent généralement en deux catégories : la production et le développement. Le défi consiste à trouver le juste équilibre entre les deux. L’utilisation d’outils de gestion d’entreprise vous aide à faire ces choix importants concernant vos priorités.

Il y a beaucoup de choses évidentes et immédiates à faire, mais la priorité est généralement la production,l’exécution des commandes clients car cela représente un flux de trésorerie à court terme.

Nous pouvons cependant choisir de travailler pour l’avenir, en créantune capacité de production (voir Efficacité ), mais parfois il n’est pas évident quand et comment basculer entre le travail d’aujourd’hui et le travail de développement.

La prise de décision organisationnelle porte alors sur les activités à faire aujourd’hui, qu’elles soient courantes ou futures, sur le moment de changer d’orientation et sur la façon d’équilibrer l’effort dans tous les domaines.

Intérêt pour les méthodes de gestion

Il y a des outils de gestion mais aussi la théorie de la gestion. Je m’intéresse particulièrement à Getting Things Done (GTD), une méthode de gestion promue par David Allen. Il propose des concepts simples, tels que l’action suivante, pour aider à concentrer l’esprit sur ce que vous pouvez réellement faire par la suite, plutôt que de remettre la charge de travail à plus tard.

Prise de décision avec la méthode Eisenhower

J’ai lu avec intérêt des théories telles que la prise de décision Eisenhower, une façon simple de penser à vos priorités et à vos tâches en fonction d’une grille simple d’urgence par rapport à l’importance.

J’ai étudié avec intérêt le livre How Will You Measure Your Life de Clayton Christensen, du Harvard Business Review, qui m’a mis sur la voie de trouver un but, de réfléchir aux objectifs et à la façon de mesurer la divergence avec une trajéctoire vers ces objectifs. J’ai débattu avec moi-même pour savoir si je me fixais des objectifs SMART (Single Measureable Achievable Realistic Time bounded) et si j’utilisais le système d’information pour fixer des objectifs.

Gestion de Projet

Je me suis intéressé à Kepner Tregoe, un guide pratique pour la définition, le suivi et le contrôle des projets, un sujet de grand intérêt car j’ai été impliqué dans pas mal de projets de développement.

Logiciels de gestion d’entreprise

Aujourd’hui, je me concentre sur la recherche des bons outils de gestion de mon entreprise.

outils de gestion d’entreprise

La modélisation d’entreprise

Au cours des dix dernières années, j’ai également tenu à modéliser le mode de fonctionnement de mon entreprise et à l’utiliser comme base d’amélioration. Le modèle, ainsi que les mesures, invitent à réfléchir pour savoir si les objectifs que je fixe sont réalisables, mais aussi s’ils sont ceux que je souhaite.

Il y a donc un cycle constant d’analyse du système actuel, de la situation actuelle, de la trajectoire, des résultats souhaités et des résultats probables de la trajectoire actuelle.

Mais l’expérience m’a appris que pour maintenir, actualiser ou modifier cette trajectoire, il faut agir à l’intérieur ou à l’extérieur d’un projet. Pour que la réflexion soit bénéfique, il faut organiser le plus efficacement possible les actions en fonction de la production actuelle et de la capacité de production future. Voir Efficacité.

Outils de gestion d’entreprise

Bien qu’il existe d’autres façons d’organiser les tâches, les actions, les objectifs et les résultats, ce processus est facilité par les outils de gestion d’entreprise que nous utilisons.

Au fil des ans, j’ai expérimenté de nombreux outils de gestion d’entreprise, néanmoins Todoist, Ayoa, Evernote et Sortd – tels que représentés dans mon système d’information de confiance, y compris une base de données Access pour gérer les termes de traduction technique.

Mais quelle que soit la configuration des outils de gestion que vous utilisez pour organiser votre entreprise, qu’il s’agisse de SAP ou d’Excel, l’important est de veiller si votre configuration est toujours appropriée.

  • La configuration de vos logiciel est-elle toujours appropriée ?
  • Saisissez-vous les opportunités et les transformez-vous en commandes ?
  • Disposez-vous d’un processus systématique pour saisir les opportunités et les transformer en commandes ?
  • Votre organisation répond-elle aux demandes du marché et si le marché change, est-elle suffisamment flexible pour y répondre ?
  • Comment changeriez-vous la trajectoire de votre organisation pour répondre à une évolution du marché ?

Ces questions peuvent sembler hypothétiques. Si vous êtes plombier, vous ne vous demanderez peut-être pas s’il existe des possibilités en coiffure. C’est probablement un changement trop radical. Mais vous pourriez examiner les nouvelles technologies sur le marché de la plomberie et décider que la technologie x est la plus efficace, suivre une formation, puis examiner si cette décision vous a permis de réaliser des économies et d’améliorer votre chiffre d’affaires.

Il s’agit ici de flexibilité, de savoir si votre capacité d’organisation et votre état d’esprit vous permettent d’entreprendre de nouveaux projets. Je crois que cette flexibilité de l’esprit est aidée et assistée par les outils que nous utilisons. Puis-je entrer un nouveau projet dans mon logiciel, et commencer à envisager son impact sur le travail en cours ? Réfléchissez-y. Si j’ai le sentiment d’être très désorganisé, je n’envisagerai probablement pas de nouveaux projets et passerai donc à côté d’une nouvelle opportunité.

Fixer et atteindre des objectifs

Ainsi, les outils de gestion d’entreprise soutiennent la planification, permettent la fixation d’objectifs, l’organisation de votre temps, de vos actions et des prochaines actions dans un contexte de réussite et de satisfaction professionnelles.

Quelle satisfaction de se fixer un objectif, de déterminer où je veux être dans le futur et de mettre en place des actions pour y arriver, d’évaluer les pièges, de planifier les actions de secours, d’agir en mode projet tout en gérant les priorités professionnelles et personnelles actuelles.

Je vous invite donc à regarder les outils de gestion d’entreprise discutés ici, pour en savoir plus sur GTD et la mesure de la trajectoire. Je vous conseille de réfléchir à votre configuration et à son caractère optimal, aux changements que vous apporteriez à votre situation, votre vie et à la manière dont vous pourriez mettre ces changements en pratique.

Exemples d’outils de gestion d’entreprise

Savoir quoi faire dépend d’une compréhension claire du domaine dans lequel nous opérons. Ces connaissances sont essentielles à l’élaboration des résultats souhaités dont D.Allen parle dans GTD.

Nous visons à aider les entreprises à comprendre à la fois le domaine actuel et le domaine futur et à aider à orienter les efforts vers le résultat souhaité.

Nous nous concentrons sur l’utilisation de logiciels de gestion d’entreprise décisionels et les techniques pour soutenir votre processus d’analyse.

Une grille de kanban odoo

Le kanban classique Ici dans Odoo on peut facilement glisser les blocs de colonne en colonne, ici organisé par horizon (GTD).

Chaque tache inclus une feuille de temps pour pouvoir tracker le temps passé sur chaque activité ou période.

L’inconvénient est de ne pas pouvoir structurer les taches et des sous-taches.

L’environnement visuel dans Ayoa

Ce qui est appréciable sur droptask, c’est de créer des liens entre les taches qui montrent bien les dependences entre elements. C’est cette relation entre elements qui donne du perspective.


Chaque tache peut être décomposé en sous-éléments avec un checklist.

Si un element devient trop complexe, il peut dévenir une catégorie.

Todoist, gestionnaire de tâches

L’avantage de todoist est de pouvoir incorporer beaucoup d’elements entre projets, taches et sous-taches, mais de façon moins visuel.

Toodledo

Toodledo est excellent car son app mobile est très performant mais l’outil desktop en ligne est moins conviviale, ayant beacoup de colonnes, une tache ne peut s’ouvrir dans sa propre fenetre.

Une carte mentale

Le mindmap est un outil pour identifier les sujets à developper mais ne presente pas de séquence visuel.

En revanche iMindQ inclus une fonctionalité intéressante qui permet de transformer un mindmap en planning :

En UML

C’est important de presenter les elements en séquence, en ordre d’execution tel que fait Microsoft Project. Enterprise Architect est utilisé pour modéliser des environnements mais peut aussi presenter des séquences d’activités.

Mohio

Ce qui manque cruellement aujourd’ui c’est Moh.io qui n’existe plus. Cherche acheteur pour cette superbe technologie de modélisation entre Evernotes.

Nous utilisons les logiciels de gestion d’entreprise suivants pour mesurer et analyser l’activité commerciale. Notre vision est que la gestion s’applique aux entreprises de toutes tailles. Nous espérons appliquer notre expérience en systèmes d’information pour aider les petites entreprises à analyser leurs performances et à organiser leur développement.

Le système de planification

Nous enregistrons toutes nos idées dans Evernote comme mémoire d’entreprise. Une fois que nous avons suffisamment d’idées ou de questions pour lancer un projet ascendant, nous faisons une carte mentale pour se concentrer sur la portée.

Nous utilisons Simplemind pour le mindmapping pour se concentrer sur des domaines spécifiques, pour la conception et la réunir l’information.

Nous pourrions nous engager dans une conception plus formelle en utilisant Enterprise Architect par Sparx Systems pour concevoir notre futur système de gestion dans UML. Un outil de conception de systèmes est d’une utilité particulière lorsque vous travaillez pour un tiers ou un client.

Trello a des fonctionnalités complètes que nous utilisons dans la planification quotidienne et à travers tous les horizons GTD.

Et enfin, nous utilisons Odoo ERP comme épine dorsale opérationnelle qui qualifie les opportunités qui se transforment ensuite en commandes. Les commandes se convertissent directement en factures. Le système permet de sortir une comptabilité et fournit les données de gestion d’entreprise.

logiciels de gestion d'entreprise utilisés dans le système de planification

Outils de gestion opérationnelle de l’entreprise

J’ai observé un processus de gestion que nous traversons pour déterminer les prochaines actions.

logiciels de gestion

Les logiciels de gestion d’entreprise sont des logiciels qui aident à gérer votre entreprise, à fixer des objectifs et à planifier le changement.

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, il serait conseillé de lire autant de livres que possible sur les techniques de gestion d’entreprise. Vous constaterez probablement que le plus grand défi est celui que vous attendiez le moins.

Vous vous êtes peut-être attendu à être en mesure d’exercer votre métier ou de fournir vos services, sans tenir compte de tous les rôles que vous auriez à assumer.

Maintenir l’équilibre entre le travail et la vie personnelle

Si vous voulez garder votre entreprise en proportion avec le reste de votre vie, vous aurez besoin d’être organisé.

Nous discutons des méthodes d’organisation de votre temps et de vos priorités, de l’analyse de votre activité, de l’établissement d’objectifs, de la planification et de la mise en œuvre des résultats souhaités.

Objectives pour teknibiz

Si vous aimez l’idée de voir votre entreprise suivre le rythme de votre environnement, alors vous devriez trouver des sujets d’intérêt ici.

Divers casquettes de pensée

Le plus grand défi dans la gestion est de s’attaquer à la multitude de rôles qu’exige l’entreprise. Cela signifie de les définir et amener ces rôles à fonctionner ensemble pour exécuter les commandes et générer des affaires futures.

Il s’agit en grande partie de déterminer et d’organiser les priorités pour atteindre les objectifs. La meilleure façon de le faire est d’établir les tâches et de déterminer les domaines sur lesquels se concentrer.

Nous discutons de l’analyse des systèmes,de la distillation d’un plan, de la surveillance et de l’évaluation des performances à l’aide de logiciels de gestion d’entreprise.

Techniques de gestion d’entreprise

Nous discutons de techniques telles que :

Produire et améliorer

L’objectif global est d’appliquer des techniques industrielles pour produire, réaliser des bénéfices et soutenir le développement stratégique. Nous espérons que vous trouverez ce que vous cherchez.

Discussion

L’element en commun de ses outils de gestion est la présentation visuelle. La presentation spaciale des activités, des taches, des priorités leurs donnent plus d’importance, les rends plus clairs, plus evidents.

L’objectif est la prise de conscience de l’envergure de chaque projet, l’evaluation des ressources dont il a besoin, sa mise en place et son execution. Cette presentation visuel est destiné a mieux évaluer les projets pour les réussir.