Mon système d’information de confiance

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Le système d’information de confiance est une extension de l’idée GTD de système de confiance. Je décris ici la configuration de mon système, comment répond-il à mes exigences et les avantages de chaque module.

système d’information de confiance
Les modules composant le système de confiance – Mindmap Ayoa

Il existe de nombreuses façons de construire un système d’information : soit un ERP intégré comme Odoo, soit plusieurs logiciels modulaires qui se clipsent entre eux grâce à des flux de données.

Flux de données entre les différents systèmes

L’objectif est de trouver le meilleur outil pour gérer mon entreprise, de réfléchir aux fonctionnalités des outils logiciels et à l’outil le plus approprié pour correspondre aux fonctionnalités de l’entreprise.

Qu’est-ce que j’essaie de gérer ?

Gestion des commandes

Avant tout, je veux gérer les commandes. Lorsque je reçois une commande, je veux m’assurer qu’elle a une priorité suffisamment haute parmi l’ensemble.

Je veux livrer à temps, donc je mesure le taux de traduction à utiliser dans les estimations, ce qui me permet d’estimer le temps que prendra une commande en accord avec le client. Je suis en mesure de convenir des délais de livraison parce que j’ai raisonnablement mesuré le temps que prend le travail.

Gestion des opportunités de projets spécifiques

Deuxièmement, je gère les nouvelles commandes potentielles. Cela signifie être à l’affut de nouvelles opportunités. En pratique, cela signifie qu’il faut surveiller les courriels des clients existants ou de la plateforme de traduction (proz.com) à laquelle je suis abonné. Je peux également approcher directement des clients potentiels (agences), qui implique gérer une liste de clients.

Les données des clients stockées dans Access

Gérer les opportunités du marché

La gestion des opportunités est un peu plus qualitative. Vous pouvez recevoir un grand nombre de courriels et vous avez besoin d’un moyen efficace de vous concentrer sur les opportunités importantes et réelles, afin qu’elles soient en tête de votre liste de priorités et que les spams, les opportunités sans issue ne vous fassent pas perdre un temps précieux.

Considérez également que les opportunités ne tomberont peut-être pas du jour au lendemain dans votre boite mail. Vous devrez être à l’affut des tendances du marché, rester à l’écoute, réfléchir à la direction que prend le marché, à votre position actuelle et à celle que vous êtes susceptible de prendre à l’avenir.

Tendances du marché

Un bon exemple d’une tendance actuelle du marché est la traduction machine – le MTPE (Machine Translation Post Editing). Les documents sont prétraduits et le traducteur, en fonction de la qualité de la traduction, peut soit relire, soit refaire une traduction.

Il est plus difficile d’estimer le temps nécessaire, car la qualité de la source est variable et en fonction, le temps nécessaire. Le tarif est inférieur à celui de la traduction manuelle. Cependant, en général, la MTPE prend moins de temps que la traduction manuelle et donc, bien que le tarif soit inférieur, vous obtenez le même chiffre d’affaires en augmentant le nombre de mots.

Mon analyse du phénomène MTPE irait dans la bibliothèque Evernote et je pourrais planifier des actions basées sur cette analyse soit dans Ayoa (pour le contenu) ou Todoist pour des actions telles que « en savoir plus à ce sujet », « mettre à jour mes prix pour prendre en compte le MTPE », « modifier le type de projet de base de données pour inclure MTPE » …

Définir les services fournis

L’autre partie de la gestion des opportunités consiste à établir et à mettre à jour les services à fournir. Cela signifie qu’il faut surveiller le marché de manière plus générale, voir où il y a une demande pour de nouveaux services, déterminer une offre, si je possède les compétences et si oui, à quel prix.

Les clients existants peuvent demander de nouveaux types de services.

Mon système d’information de confiance

  • Evernote au cœur, entouré de Ayoa, Todoist, Sortd
  • Todoist, un gestionnaire de tâches rapide et léger
  • Ayoa est un excellent planificateur de contenu (mais pas rapide)
  • Rien ne protège le courrier électronique comme Sort’d, car vous pouvez combiner et mieux suivre les conversations.
  • Evernote est idéal pour son journal audio, la création de brouillons et l’interface avec Ayoa pour la planification.
  • Quickbooks fait mieux les comptes qu’Odoo et fournit des indicateurs précieux pour mon GTD Review.
système d’information de confiance
Vue d’ensemble de mon système d’information de confiance

le diagramme de séquence de mon système d’information de confiance
le diagramme de séquence de mon système d’information de confiance

Sortd pour gérer le mail

Bien entendu, tous les mails ne concernent pas des projets rémunérateurs. Il y en a même beaucoup qui sont lié que indirectement avec la génération de revenus. Vous pouvez être abonné à des bulletins d’information, vous pouvez recevoir des messages administratifs, des annonces aléatoires, des questions d’ordre général, des demandes de mise à jour d’informations ou tout autre type de mail faisant suite à des problèmes, des questions et des projets ponctuels.

Vue kanban de Gmail dans Sortd

Le volume de messages peut néanmoins être écrasant et difficile à gérer en raison de multiples threads qui sont en fait le même sujet. Sort’d fait un très bon travail de simplification et de gestion de votre courrier entrant. Il vous permet de combiner plusieurs fils sous un en-tête personnalisé. Vous pouvez regrouper les fils de plusieurs correspondants, ou plusieurs échanges avec la même personne.

Dans le monde de la traduction, il peut y avoir plusieurs mails relatifs à une commande. Un premier proposant le travail et demandant la disponibilité. Un mail de confirmation avec la BDC ( bon de commande), un message système indiquant que la tâche a été attribuée et un autre message du chef de projet avec des détails supplémentaires. En réalité, ces messages concernent tous le même projet, mais Sortd permet de les regrouper, ce qui rend votre boite de réception plus facile à lire et plus organisée.

Je pourrais faire entrer l’e-mail soit dans Todoist ou Ayoa, mais comment gérer plusieurs fils? Sortd le gère bien.

Odoo est un excellent ERP

J’avais l’habitude d’utiliser Odoo pour gérer mon monde, mais j’utilise maintenant plusieurs logiciels à des fins différentes. Odoo corresponds bien parce qu’il y a un seul flux d’opportunités aux factures, mais j’avais besoin de sortie de données spécifiques qui était impossible [for me] à produire dans Odoo – je n’ai pas les compétences de développement à Odoo, mais dans Access.

Access gère les commandes

La gestion des commandes est assez transactionnelle – il s’agit d’obtenir un numéro de commande, d’effectuer le travail, de s’assurer de la facturation et du suivi des factures impayées.

La gestion des commandes projet en Access

J’utilise Access pour gérer les commandes, le vocabulaire (termes techniques), les statistiques des commandes (indicateurs clés de performance), les statistiques de gestion visuelle. Access (le système central de gestion des commandes) enregistre également le numéro de commande du client, ce qui me permet de facturer à la fin d’un projet.

En tant que traducteur, j’utilise Access pour stocker le vocabulaire afin qu’il soit cohérent sur l’ensemble d’un projet, pour fournir une base permettant de revérifier les termes de traduction, mais aussi pour gérer mes statistiques opérationnelles.

Indicateurs clés de performance

Je gère mes principaux indicateurs de performance et statistiques opérationnelles dans Access. Ce sont les sorties de base de données spécifiques pour gérer les (projets de) traduction et pour générer les graphiques sur mes récents projets de traduction:

Temps de production effectué par mois

Mesure des heures de production


WPH (mots par heure de productivité)

Mesure du taux de travail dans Access

Taux horaire – (temps passé / nombre d’heures) pour s’assurer que tous les projets sont “rentables”. J’utilise Access pour chronométrer tous mes projets et produire ensuite des statistiques sur l’ensemble des projets.

Minuterie de production

Je mesure le taux de mots moyen pour chaque projet :

Taux de mots mesuré pour chaque projet
  • Marge – J’ai fixé des objectifs de marge spécifiques et mesurer le chiffre d’affaires et les coûts dans Quickbooks.
  • Prix moyen par mot (Prix de la commande / nombre de mots)

Des remises peuvent être accordées sur le prix au mot, mais pas si le prix moyen est trop bas.

Quickbooks pour gérer les comptes

J’utilise Quickbooks pour établir les devis et les commandes, sortir le chiffre d’affaires, les couts et la marge, les comptes de fin d’année et la ventilation des couts par catégorie. Quickbooks est excellent pour savoir qui vous doit quoi et donc pour suivre les retards de paiement.

Todoist, gestionnaire de tâches

Je pourrais utiliser Sortd pour gérer des tâches aléatoires, mais l’application androïde (mobile) n’est pas encore totalement fonctionnelle et pas assez rapide. Et quand on la compare à Todoist, elle manque de fonctionnalités.

todoist long

Todoist, en revanche, est très rapide, disponible sur toutes les plateformes, et offre un moyen facile de planifier le travail sur le calendrier, d’organiser des projets, d’entrer des commentaires pour réfléchir. Todoist dispose désormais d’une vue kanban, qui offre une toute nouvelle perspective sur l’organisation de vos tâches.

vue kanban de todoist

Todoist fait essentiellement partie du système de confiance, car je sais qu’une fois que j’y ai déposé un élément, je le reverrai, car le système est fiable. Je consulte régulièrement ma boite de réception et je sais qu’on me rappellera de me focaliser sur la tâche en cours.

Todoist possède une boite de réception (Inbox) comme recommandé par GTD, qui vous permet de réfléchir à de nouvelles tâches, de les classer au bon endroit et d’augmenter ainsi leurs chances d’être réalisées.

Kanbanist

Kanbanist peut également fournir un aperçu précieux sur kanban d’une liste de tâche par balise.

kanbanist vue d’ensemble de todoist

Planificateur de contenu Ayoa

J’utilise actuellement Ayoa comme planificateur de contenu. Je planifie constamment du contenu pour le site web. Ayoa me permet de dessiner un mindmap pour organiser la réflexion, organiser les idées en tableaux de tâches, puis planifier sur un graphique Gantt. Vous pouvez lier mindmap à des tâches.

Mindmaps liées aux tâches dans Ayoa

Ayoa serait donc un ‘système parfait’. Je peux structurer des idées, des pensées en tâches réalisables et les programmer dans un créneau horaire disponible. Mais malheureusement, Ayoa n’est pas assez rapide sur Android pour être un gestionnaire de tâches quotidien (contrairement à Todoist).

Un gestionnaire de tâches a vraiment besoin d’être rapide, vous ne pouvez pas perdre de temps à entrer ou à rappeler votre liste de tâches. Et vous avez besoin qu’il soit disponible rapidement pour capturer la nouvelle idée de tâche avant qu’elle ne s’évapore.

Evernote – bibliothèque et base d’informations

Pas le moindre – Evernote. Je pense souvent qu’Evernote est l’épine dorsale de mon système. C’est la bibliothèque sous-jacente,un enregistrement de mon activité, pensées, réflexions et gribouillis qui représentent la nature variée des entrées dans « le système ».

Plusieurs utilisations d'Evernote
Les nombreux usages d’Evernote

Tout comme je reçois de nombreux emails très variés, Evernote m’aide à cataloguer et à classer les opportunités de marché, les pensées, les plans, les ébauches de plans, les projets d’articles, le matériel de recherche et m’aide à rassembler tout cela lorsque je compose un nouveau billet web ou organise un projet.

Le lien entre Evernote et Ayoa est important, car il permet de promouvoir une Evernote vers Ayoa si je pense qu’elle nécessite une action, ou créer une nouvelle Evernote lorsque je modélise dans Ayoa.

Bien entendu, Evernotes peut également être envoyé directement vers Todoist à l’aide de l’automatisation avec Zapier.

evernote vers todoist avec zapier

Kanbanote – un aperçu d’Evernote

Kanbanote offre une vision supplémentaire sur Evernote

kanbanote permet d'organiser votre contenu evernote
Kanbannote – un aperçu utile d’Evernote

Le système de confiance

Le système décrit ci-dessus est mon système de confiance, composé de plusieurs logiciels et systèmes non logiciels. J’y crois parce qu’il est opérationnel et cohérent.

Le système de confiance – mindmaps, Sortd, Ayoa, Todoist

L’objectif de mon système d’information de confiance est de trier et de se concentrer sur les priorités et pour moi, il le fait efficacement. Odoo ou un autre ERP pourrait faire le travail, mais j’avais besoin de personnaliser le logiciel standard pour me donner les rapports personnalisés dont j’ai besoin.

David Allen n’a jamais prétendu que le système de confiance devait être uniquement un logiciel. Pour lui, il peut s’agir de listes et de systèmes distincts. Et cela s’avère être le cas malgré les avantages de l’intégration dans un ERP tel qu’Odoo. La qualité essentielle du système de confiance est qu’il soit digne de confiance !

Qu’est-ce qui fait qu’un système soit de confiance?

En fin de compte, c’est que rien ne se perd – que vos bonnes idées soient enregistrées dans le système et que vous êtes confiant qu’ils se retrouveront finalement en cours d’action (ou une décision prise de les archiver dans la bibliothèque). Même si c’est le cas et que vous ne pouvez pas tout faire, au moins votre bonne idée sera là pour la prochaine fois lorsque vous réévaluez vos projets et votre disponibilité (PDCA).

Essentiellement, c’est le système qui fonctionne pour vous, qui vous permet d’établir et d’organiser les prochaines actions, les horizons et qui fournit les données dont vous avez besoin pour réaliser votre bilan GTD. C’est le cadre dans lequel vous vous organisez pour faire les choses et ne pas procrastiner.

Cette relation entre les objectifs et les actions est la source de la confiance. Pour que le système soit digne de confiance, vous devez avoir la preuve que votre organisation est efficace – que les actions que vous mettez en place contribuent à la réalisation de vos objectifs et qu’effectivement vos objectifs sont déclinés en actions efficaces.

Mesurer

Pour établir cette relation de confiance entre les objectifs (où je veux aller) et les actions (ce que je fais pour y arriver), il faut notamment mesurer les données clés de l’entreprise.

Analyse de la trajectoire actuelle par rapport à la trajectoire prévue

Un exemple de cela dans l’industrie est d’utiliser des tableaux de gestion visuelle.

Caractéristiques du Système de Confiance

  • Le système de confiance montre ce que je dois faire maintenant, et après, dans une séquence temporelle.
  • Il permet de faire la distinction entre les choses réelles à faire et les buts, les objectifs, les ‘un-jours’ et les résultats souhaités.
  • Le système de confiance permet de traduire les objectifs en actions, avec des tâches liées à un objectif.

Lorsque vous revenez au système pour le vérifier, le contrôler, le commenter et interagir avec lui, les données doivent s’afficher rapidement et de manière cohérente.

Le système devient alors une partie de vous, une partie de votre travail quotidien. Il est une extension de vous et de votre pensée, pas seulement une corvée ou une obligation, mais un outil.

Le système est le reflet de votre pensée et vous aide à penser. Il forme une boucle de rétroaction positive.

L’outil idéal

Il est difficile de trouver un système parfait – je pensais qu’Odoo était parfait jusqu’à ce que je découvre qu’il ne contenait pas les données précises dont j’ai besoin pour mesurer mon activité et mes performances.

Je suppose que tous les éditeurs de logiciels de gestion de tâches aimeraient avoir l’outil parfait, le système de confiance parfait. Pour que ce soit le cas, le système doit être fonctionnel comme Ayoa, mais plus rapide, comme Sortd grâce à son excellente gestion des fils d’emails et pourtant disponible et synchronisé sur toutes les plateformes comme Todoist.

Evernote pourrait inclure une fonctionnalité de gestion des tâches, mais ce n’est pas le cas. Il ne dispose que de rappels, ce qui le limite, même si elle est excellente et puissante, à être une bibliothèque.

Todoist n’inclut aucune cartographie mentale, contrairement à Ayoa. Et d’autres logiciels de cartographie mentale bien que bon (simplemind) comprennent maintenant une liste de choses à faire. Ayoa fournit en effet un planificateur de tâches pour Evernote et relie les mindmaps aux tâches.

Supporter les imperfections

Je pourrais faire un choix et n’utiliser qu’un seul système, ou moins de systèmes, et supporter l’inconvénient de ne pas disposer de toutes les fonctionnalités souhaitées.

Je pourrais écrire aux différents éditeurs et les persuader d’intégrer toutes ces fonctionnalités dans un seul système. Je pourrais écrire sur les forums pour suggérer des changements réalistes qui pourraient être faits à chacun.

Par exemple, ce qui pourrait être changé dans Todoist pour le rendre plus à mon gout. Que pourrait-on changer dans Ayoa ? J’ai fait ces commentaires dans divers forums, notamment avec Ayoa et Sortd, qui ont choisi de poursuivre leur stratégie de développement sans se concentrer sur la vitesse ou l’application Android.

Chacun a son idée de l’étendue des fonctionnalités à inclure dans son système (voir les limites du système). Pour l’instant, c’est à moi de tirer le meilleur parti des outils disponibles.

Je suis tenté d’ajouter Odoo à nouveau à ma suite d’outils de gestion. Cela pourrait ajouter plus de complexité. Cependant, j’aime beaucoup la façon dont Odoo gère les opportunités. Peut-être que je pourrais l’utiliser pour la planification de la production ou (comme un remplacement pour Sortd), fusionner les opportunités tel que je les fusionne actuellement dans Sortd.

Évaluation d’Ayoa

Voir un article plus complet sur l’évaluation d’Ayoa en tant que concepteur de projet ou gestionnaire de tâches à part entière.

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