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Un logiciel de gestion d’entreprise aide à fixer des objectifs et à planifier le changement. Si vous êtes un entrepreneur, essayez d’apprendre autant que possible en gestion, car créer et maintenir la capacité de production vous permettra de travailler.
Divers casquettes de pensée
La gestion d’une entreprise est complexe et nécessite des compétences administratives, marketing, de planification et financières. Vous vous attendiez peut-être à pouvoir exercer votre métier ou fournir vos services sans tenir compte de tous les rôles que vous auriez à assumer.
Si vous êtes travailleur autonome, vous devez à la fois fournir des services existants et en développer de nouveaux avec des ressources limitées. Cela signifie coordonner les actions à la fois pour exécuter les commandes et générer des affaires futures. Cela signifie déterminer et organiser les priorités pour atteindre les objectifs.
Une bonne organisation et des logiciels de gestion, en particulier visuels, facilitent grandement cette tâche. Ici, nous allons examiner certains logiciels de gestion d’entreprise qui le font efficacement.
Prise de décision en entreprise
Les décisions sur où mettre leurs énergies sont essentielles pour la santé de leur entreprise, et pourtant les entrepreneurs les prennent souvent seul. Le défi consiste à trouver le juste équilibre entre la production et le développement.
L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise vous aide à faire ces choix importants concernant vos priorités.
Vous pouvez avoir beaucoup de choses évidentes et immédiates à faire. La priorité est généralement la production, l’exécution des commandes des clients car elle représente le flux de trésorerie.
Cependant, nous devons également créer une capacité de production (voir
La prise de décision organisationnelle porte alors sur les activités courantes ou futures, sur le moment de changer d’orientation et sur la façon d’équilibrer l’effort à travers tous les domaines.
Les idées de changement proviennent de nombreuses voies différentes – des influences externes telles que les clients et les marchés, qui peuvent nous pousser à modifier notre offre de services – ou des influences internes telles que la génération d’idées créatives originales. Dans les deux cas, nous devons filtrer et hiérarchiser ces actions potentielles.
Pour en savoir plus à ce sujet, lisez comment transformer les nouvelles idées en action et en prise de décision avec la méthode Eisenhower.
Méthodes de gestion d’entreprise
Un logiciel ne répondra pas à toutes les questions. Ce qui suit est un bref résumé de plusieurs méthodes de gestion qui peuvent accompagner votre utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise.
Planifier Faire Vérifier Evaluer
Vous trouverez ci-dessous une courte vidéo qui décrit diverses méthodes de gestion d’entreprise telles que Planifer Faire Vérifier Evaluer (PDCA).
Faire avancer les choses (GTD)
Getting Things Done (GTD), est une méthode de gestion promue par David Allen. Il fournit des concepts simples tels que Next Action (Action Suivante) pour concentrer l’esprit sur ce que vous pouvez faire ensuite, plutôt que de tergiverser sur la charge de travail.
Prise de décision avec la méthode Eisenhower
J’ai lu avec intérêt des approches telles que la matrice Eisenhower de prise de décision, une façon simple de penser à vos priorités et tâches en termes de simple grille d’urgence par rapport à l’importance.
Le HBR (Harvard Business Review) How Will You Measure Your Life de Clayton Christensen, est une façon interessante d’examiner ses motivations, fixer des objectives et demesurer votre trajectoire par rapport à la stratégie.
J’ai réfléchi à la question de savoir si mes objectifs sont SMART (Singulier, Mesurable, Réalisable, Réalistes, Borné dans le temps) et comment utiliser le système d’information pour fixer des objectifs.
Gestion de projet Kepner Tregoe
Kepner Tregoe est ma méthode phare pour définir, surveiller et contrôler les projets. En partie parce que j’ai suivi la formation, en partie parce qu’elle semble pertinente. Je décris le modèle de Kepner Tregoe en utilisant Ayoa comme illustration.
La modélisation d’entreprise
Vous pouvez utiliser un modèle des opérations commerciales comme base d’amélioration. Le modèle, ainsi que les mesures, nous invitent à demander si les objectifs que nous nous fixons sont réalisables ou souhaitables.
Cette analyse du système actuel, de la situation, de la trajectoire, des résultats souhaités et des résultats probables font partie d’un cycle d’amélioration continue.
Voir aussi des logiciels à utiliser dans le cycle Planifier Faire Vérifier Evaluer.
Mais maintenir, mettre à jour ou changer de trajectoire nécessite de l’action, que ce soit dans le cadre d’un projet ou non. Mettons alors l’accent sur l’organisation efficace des actions dans la production actuelle et la capacité de production future.
Fixer et atteindre des objectifs
Ainsi, les logiciels de gestion d’entreprise allègent l’effort de planification, de fixation d’objectifs, d’organisation de votre temps, de vos actions professionnel.
Je vous invite donc à étudier l’approche GTD et la mesure de la trajectoire. Pour déterminer si la configuration de votre système est optimale, les changements que vous apporteriez à votre situation et comment vous pourriez mettre ces changements en pratique.
Il peut être très satisfaisant de fixer un objectif, de déterminer un résultat futur et de mettre en place des actions pour y arriver.
Exemples de logiciels de gestion d’entreprise
J’ai expérimenté de nombreux logiciels de gestion d’entreprise, néanmoins Todoist, Ayoa, Evernote et Sortd, comme représenté dans mon système de gestion de confiance. J’utilise également Microsoft Access pour gérer les projets de traduction et les termes techniques associés.
- Enterprise Architect pour modéliser visuellement les systèmes avec UML
- Mindmapping et brainstorming à l’aide de logiciels tels que Simplemind
- Evernoteen tant que bibliothèque pour capturer l’expérience de l’entreprise.
- Notion pour tenir des bases de données et des documents de travail collaboratifs.
- Trello – un excellent logiciel pour la gestion des tâches et des priorités
- Todoist en tant que gestionnaire de tâches très flexible
- Systèmes de gestion opérationnelle tels qu’Odoo ERP
- Analyse des systèmes à l’aide d’UML
- Getting Things Done de David Allen, des concepts tels que la prochaine action
- Analyse des forces, faiblesses (SWOT)
- Kepner Tregoe définition de projet et exécution avec Ayoa
- Travailler avec une motivation et pour le plaisir
Votre configuration est-elle appropriée ?
Quelle que soit votre configuration de logiciels de gestion, gardez un œil sur la pertinence de votre configuration.
- Saisissez-vous les opportunités et les transformez-vous en commandes ?
- Avez-vous des processus systématiques et reproductibles?
- Répondez-vous aux demandes du marché et êtes-vous suffisamment flexible pour répondre au changement?
- Comment changeriez-vous la trajectoire de votre organisation pour répondre à un marché changeant ?
Ces questions peuvent sembler hypothétiques. Vous ne vous demandez peut-être pas s’il existe des opportunités dans des domaines radicalement différents, mais vous pouvez examiner les nouvelles technologies sur votre marché et décider quelle technologie est la plus efficace. Vous pourriez suivre un cours de formation.
Vous voudrez peut-être déterminer si votre décision vous a permis de réaliser des économies et d’améliorer votre chiffre d’affaires.
Un logiciel de gestion d’entreprise peut vous aider à déterminer si vous avez la capacité d’entreprendre de nouveaux projets.
Les logiciels de gestion d’entreprise contribuent au concept de l’esprit comme de l’eau de David Allen. Ils stockent les détails que le cerveau a du mal à stocker et nous permettent d’être plus créatifs.
Déterminez si vous pouvez évaluer l’impact d’un nouveau projet sur les travaux en cours. Si votre environnement est désorganisé, vous pourriez même ne pas l’envisager et donc laisser passer de nouvelles opportunités.
Savoir quoi faire dépend d’une compréhension claire du domaine dans lequel nous opérons, et est la clé pour développer les résultats souhaités.
Une grille de kanban odoo
Le kanban classique est montré ici dans Odoo. Vous pouvez facilement faire glisser les blocs (actions) d’une colonne à l’autre, organisés par horizon (GTD). Des structures Kanban flexibles similaires sont disponibles dans Trello, Todoist et Kanbanote. Voir ici par exemple un kanban avec Kanbanote pour implémenter la méthode Eisenhower.
L’environnement visuel dans Ayoa
Utilisez Ayoa pour gérer des projets. Il fournit plusieurs vues – la vue plan de travail, la vue visuelle, la vue de répartition du travail et Ayoa peut synchroniser les tâches avec Evernote. Utilisez Ayoa pour lier des cartes mentales à des tâches.
Ayoa vous permet de créer des liens entre les tâches et de visualiser les dépendances entre elles. C’est cette relation entre les éléments qui donne du perspective.
Divisez les tâches en sous-éléments à l’aide d’une liste de contrôle.
Gestion des tâches dans Todoist
Todoist en tant que gestionnaire de tâches peut intégrer de nombreux projets, tâches et sous-tâches. Il fournit un environnement très efficace pour planifier des tâches à plusieurs niveaux et offre désormais une vue Kanban.
Gestion des tâches avec Toodledo
Toodledo a été mon premier amour. Son application mobile était très efficace mais en ligne est moins convivial, ayant de nombreuses colonnes, une tâche ne peut être ouverte dans sa propre fenêtre.
Une carte mentale pour modéliser la stratégie
Il existe de nombreuses utilisations du mindmapping. Une carte mentale peut être un outil de gestion d’entreprise très utile pour identifier les sujets à développer.
iMindQ est un logiciel de carte mentale qui peut transformer une carte mentale en un calendrier:
Mohio pour modéliser des Evernotes visuellement.
Moh.io n’existe plus, mais c’était un système très utile pour relier des Evernotes ensemble dans un environnement visuel.
Moh.io permettait de modéliser graphiquement des Evernotes dans un environnement visuel, de les relier entre eux. Ces flèches pourraient être vues comme des dépendances de projet ou des liens fonctionnels d’organigramme.
Evernote en tant que bibliothèque de documents
J’utilise Evernote comme bibliothèque de documents. Une fois que j’ai suffisamment d’idées ou de problèmes pour lancer un projet ascendant, je fais une carte mentale pour focaliser sur sa portée. J’utilise habituellement Simplemind pour cela, comme environnement de conception et pour rassembler des informations.
Je pourrais faire de la conception de systèmes plus formels en utilisant Enterprise Architect de Sparx Systems pour esquisser les futurs systèmes d’entreprise. Un outil de conception de systèmes est d’une utilité particulière lorsque vous travaillez pour un tiers ou un client.
Trello pour gérer les tâches dans un kanban
Trello dispose de fonctionnalités complètes qui sont utiles dans la planification quotidienne sur tous les horizons GTD.
Odoo pour gérer les fonctions transversales
Odoo est un système de planification des ressources d’entreprise dans lequel vous pouvez qualifier les prospects, transférer les prospects vers les commandes et les commandes en factures. Le système fournit des données comptables et des etats de gestion.
Privilégiez si vous pouvez les logiciels de gestion d’entreprise qui ont une présentation spatiale visuelle des activités, des tâches et des priorités.
Obtenir des conseils d’affaires
Il peut être utile de consulter un conseiller externe, qui peut vous aider à comprendre vos processus d’entreprise.
Le conseiller doit être amené àcomprendre l’entreprise, le chef d’entreprise, le besoin stratégique, mais aussi les contraintes financières.
Le conseiller peut être impliqué dans l’élaboration de la stratégie, dans sa mise en œuvre, sa définition et l’exécution des projets dans l’établissement.
Mais même avec une compréhension approfondie des enjeux, le conseiller ne remplacera pas les personnes sur le terrain.
Conclusion sur les logiciels de gestion d’entreprise
La gestion d’une entreprise implique l’analyse de votre système de gestion actuel, l’élaboration et la documentation de votre stratégie.
- Cherchez des moyens de transformer votre stratégie en action.
- Évaluez votre performance par rapport à la stratégie annoncée
- Mesurez vos progrès par rapport aux objectifs.
- Formez-vous au bon logiciel de gestion d’entreprise
- Suivre les priorités quotidiennes
- Adaptez votre stratégie en fonction de la performance
- Réfléchissez à l’efficacité de votre système.
