Kepner Tregoe avec Ayoa

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Définissez vos projets en suivant Kepner Tregoe avec Ayoa pour établir une ventilation de travail, séquencer et planifier les livrables.

Quel serait l’avantage d’appliquer Kepner Tregoe à un projet géré dans Ayoa?

Définition du projet

Est-ce que je suis vraiment en train de définir un projet ?

Je peux simplement organiser les tâches qui entrent et les tâches que je génère. Je définis mes projets beaucoup plus vaguement que la rigueur stricte de Kepner Trego (KT). KT me demande d’être clair sur ce que j’essaie d’atteindre, ce dont j’ai besoin en termes de ressources pour y parvenir et le calendrier.

Temps, Performance et coûts

Mais quelle que soit la manière, vous devez définir votre projet. Je définis un projet de bas en haut et de haut en bas.

Construire un projet de bas en haut

J’ai recueilli 14 000 Evernotes en une dizaine d’années. Je les ai marqués par sujet et les a organisés par dossier. Ils sont tous organisés. Mais j’ai tellement d’Evernotes que je ne me souviens pas de tous. Ils servent de bibliothèque. Ils retracent le cours de mon existence à partir d’environ 2010.

Beaucoup de projets (ce qui signifie pour moi de nombreuses commandes de clients, dont chacun est un mini projet, voir traduction). Je ne définis donc pas un projet de façon classique. Je ne présente pas de budget à un gestionnaire pour approbation. Je suis travailleur autonome.

Kepner Tregoe avec Ayoa

J’essaie de donner un sens à ce que je me propose en tant que projet. Je le définis par la grille de tâches et la carte mentale dans Ayoa.

Une fois que j’ai défini le projet. Je considère un projet défini une fois que je suis satisfait du tableau de tâches, une fois que j’ai essayé autant de configurations différentes (à la fois pendant la journée et à des moments de repos sur l’appareil mobile). Une fois que j’en suis satisfait, une fois que je pense qu’il est approprié et logique.

Structure de répartition des travaux

J’ai développé une structure de répartition de travail avec une grille de tâches Ayoa. J’exprime le projet, j’ai développé des objectifs.

utiliser kepner tregoe avec le planificateur ayoa
planificateur de tâches Ayoa maintenant prochainement bientôt

Donc maintenant, je devrais identifier les besoins en ressources. Il est un peu plus difficile d’identifier les besoins en ressources.

Identification des besoins en ressources

Qu’offre KT classique en termes d’approche pour identifier les besoins en ressources?

KT vous suggère d’examiner les besoins en ressources le long de plusieurs axes :

  • Ressources physiques telles que chambres, tableaux blancs, stylos, espace de travail
  • Ressources techniques telles que le support informatique
  • Ressources financières. Le cout du projet est toujours une question.
  • Ressources spéciales

Je n’ai pas de champs spécifiques pour faire face à cela dans Ayoa. Les membres de l’équipe pourraient faire des commentaires tel que: « pour accomplir cette tâche, nous avons besoin de ceci, ceci et ceci », ce qui pourrait suffire.

Planification de projet

Une fois que vous avez déterminé le type de ressources dont vous avez besoin et les personnes dont vous avez besoin sur votre projet, vous attribuez les responsabilités. C’est probablement un peu vieille école maintenant au moins dans les cercles agiles. Dans les projets agiles, cela dépend du niveau d’autonomie de chaque collègue. Bien que lors de la constitution d’une équipe de projet, vous serez à la recherche de personnes avec des compétences complémentaires.

L’attribution de responsabilités est donc plus ou moins une tâche formelle.

Séquencement des livrables

Ayoa fournit cette fonction dans la vue de toile, qui vous permet d’établir visuellement les dépendances entre les tâches. Vous obtenez une belle petite flèche entre les cercles et dans la vue Gantt et dans l’affichage flux de travail.

Planifier les ressources

Vous pouvez facilement planifier des ressources dans Ayoa. Il vous suffit d’ajouter une personne à une carte de tâches. Comme suit. Impression d’écran

Vous n’obtenez pas (ce qui était très utile dans Microsoft Project ) la charge par ressource. Donc, si, par exemple, vous associez une ressource à plusieurs tâches, puis planifiez les tâches en même temps, pouvez-vous savoir si les ressources sont surchargées ?

Protéger le plan

KT parle de la protection du plan. Qu’est-ce que la protection du plan signifie? Protéger le plan signifie que si vous arrivez jusqu’à planifier votre projet sur un Gantt, d’une manière qui est réalisable, vous aurez un « vrai » plan. Cela signifie que vous avez une série d’objectifs, des tâches qui visent à atteindre ces objectifs et vous les avez programmés des personnes (ressources) dans le temps, vous avez quelque chose à protéger. Donc vous protégez le plan.

Protéger le plan dans la pratique

Cela signifie avant tout que les personnes que vous avez associées aux plans, l’engagement qu’ils ont pris envers le projet seront respectés. La protection du plan est de s’assurer que ces personnes peuvent se rendre disponibles à l’heure prévue. Et que les ressources physiques et spéciales seront disponibles au moment requis.

Les spécialistes de la planification de projets y parviennent très clairement. Examinez les projets d’ingénierie finement chronométrés. Le projet ne nécessite la ressource de grue couteuse que pour un temps minimal, ce qui signifie qu’il se présente quand nécessaire et quitte une fois terminé. Pas de temps de marche au ralenti, pas de temps perdu.

Exécution du projet

  • Surveiller le projet
  • Mettre à jour le plan
  • Fermer et évaluer

Certes, une fois que vous avez établi votre plan sur Ayoa, vous voudriez le surveiller. Vous voulez vérifier si les gens effectuent les tâches, s’ils peuvent effectuer les tâches (s’ils ont les ressources nécessaires) et s’ils sont organisés de façon centralisée par l’intermédiaire d’un gestionnaire de projet ou horizontalement.

Vous mettrez à jour le plan. Avec des outils « modernes» tels que Ayoa, vous pouvez mettre à jour le plan fréquemment. Il est facilement accessible depuis votre bureau ou depuis votre mobile. Pour les membres de l’équipe également.

Fermer et évaluer un projet à l’aide de Kepner Tregoe et Ayoa

Tous les projets devraient passer par cette étape de clôture et évaluation formalisé. Les projets les plus formels le font certainement. Le principe est d’évaluer dans un environnement sans stress lorsque le projet est terminé, regardez en arrière, voir ce que nous aurions pu faire de mieux, où ont été nos succès (SWOT).

Cette proposition n’exclut pas l’évaluation continue des projets. Amélioration continue appliquée aux projets.

Peut-être qu’un outil comme Ayoa peut aider. Les membres de l’équipe peuvent commenter les tâches, faire des suggestions, crier à l’aide, suggérer quelque chose pour la prochaine tâche basée sur leur expérience. Ces commentaires ne sont pas seulement centralisés par l’intermédiaire d’un gestionnaire de projet, mais sont à la disposition de toute l’équipe. Ainsi, le projet peut s’ajuster ‘automatiquement’ grâce aux commentaires de chaque membre de l’équipe. L’ancien modèle aurait probablement tout centralisé par l’intermédiaire du chef de projet.

Utilisation de Kepner Tregoe avec Ayoa

Kepner Tregoe fournit une structure formalisé pour aborder les projets. Mais il fournit également quelques indicateurs clés. Voici quelques-uns des aspects importants que vous devriez examiner lors de l’examen d’un projet :

Si vous pouvez exprimer le projet en une seule phrase, quel serait-il? Pourquoi est-ce important? Il est important d’être clair sur ce que vous essayez de réaliser. Quelque chose que tout le monde comprend.

Le détail de la définition du projet, la décomposer en objectifs et une structure de répartition des travaux, l’identification des besoins en ressources est d’établir un projet tout en laissant le détail de savoir si Fred est disponible le jeudi à un peu plus tard. Tout d’abord, il s’agit de comprendre ce que nous voulons faire et quel est l’ordre des choses, sommes-nous sûrs d’aller dans cette direction? Sont-ce vraiment nos objectifs? De qui et de quoi avons-nous besoin pour y parvenir?

La planification de projet relève les défis de s’en assuré.

Les activités se produisent toujours dans une séquence logique. C’est assez mathématique, mais ce n’est rigide que si on le rend rigide.

L’outil est utile si flexible, s’il reflète la réalité (fournir une information aux membres de l’équipe).

L’utilisation de Kepner Tregoe avec Ayoa est utile si elle est collaborative, partagée par tout le monde, si tout le monde peut voir les changements apportés et les comprendre. Puis, il s’agit de planifier les ressources, séquencer les livrables et attribuer des responsabilités. La protection du plan devient une partie de l’activité quotidienne pour tout le monde.

L’exécution du projet est un terme formalisé. Mais il illustre l’idée que vous devez planifier le projet avant de partir. Vous devez penser au moins à l’endroit où vous allez travailler, ce dont vous avez besoin. Si ce n’est pas seulement le développement de logiciels, ça sera plus qu’un simple PC sur un bureau.

C’est aussi l’idée que vous prononcez le départ, on y va. Allons-y, nous sommes prêts, nous avons ce dont nous avons besoin. Nous avons fait les préparatifs nécessaires. Et puis, au fur et à mesure, nous suivons ce que nous faisons, où nous allons, nous évaluons ce que nous faisons par rapport aux objectifs. Dans un environnement Agile, les clients se fixent des objectifs en collaboration avec l’équipe.

Fin de la clôture du projet

La définition d’un projet est d’atteindre quelque chose de spécifique, dans un espace de temps limité ou défini, avec des ressources limitées. Coût, performance et temps. Cela n’a pas changé.

Les gens veulent construire des choses, avant une certaine date et ils veulent que le produit respecte un certain cahier des charges. Il ne s’agit pas d’une critique de l’agilité, ni d’une défense de KT. Il s’agit surtout de se demander si l’utilisation de Kepner Tregoe avec Ayoa répond au besoin et lorsque vous regardez vos besoins, trouver le bon outil.

Évaluation d’Ayoa

Voir un article plus complet sur l’évaluation d’Ayoa en tant que concepteur de projet ou gestionnaire de tâches à part entière.

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