Gérer les problèmes dans les équipes de travail

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La valeur d’une entreprise est la valeur interne stockée de son système d’information. Un forum interne pour les employés est un excellent moyen d’améliorer cette valeur, d’échanger avec des collègues et d’aider à gérer les problèmes.

Un forum interne peut également être un excellent moyen pour les nouveaux employés et les employés existants d’échanger des informations sur le fonctionnement de l’entreprise. Ces concepts ont commencé avec les intranets et se sont maintenant étendus aux espaces de travail internes.

Je me souviens d’un client qui voulait qu’une liste de problèmes internes inclue à la fois ses commentaires et les miens en temps réel, partagée entre deux entreprises. Les outils disponibles étaient Excel par email ou SharePoint, mais aucun des deux n’a répondu à l’exigence.

Un wiki interne

Un wiki aurait été approprié, car il suit magnifiquement les modifications tout en maintenant un document de niveau supérieur cohérent. La gestion des problèmes peut utiliser un wiki en énonçant le problème, puis en mettant à jour progressivement avec des solutions.

Utiliser un forum interne pour gérer les problèmes

Utilisez l’excellente fonction de commentaire et de re-commentaire de la discussion au fur et à mesure que chaque personne contribue. Le défi est d’obtenir une vue rapide de l’état sans avoir à lire tout le fil.

Il doit donc y avoir des systèmes de gestion des problèmes d’équipe réussis qui permettent à la fois des commentaires chronologiques et une vue rapide sommaire de la gestion et des feux de circulation qui montrent l’état général. J’aimerais les voir en action et comparer avec les difficultés rencontrées à l’époque et voir quelles solutions sont disponibles.

Le défi consiste à capturer les données détaillées, techniques ou autres, tout en maintenant un niveau de gestion. Dans mon entreprise individuelle, je n’ai pas ces défis de partage et de compréhension. Cependant, les questions sont nombreuses, les sujets vastes et les sources d’information très variées.

Gérer les problèmes liés à une base de données

Vous ne pouvez pas gérer ou résoudre un problème sans énoncer la question centrale. Parfois, il n’est pas possible d’exprimer directement le problème, juste ses caractéristiques observées.

Structure d’un enjeu d’entreprise

  • Énoncez le problème, ce que j’appelle l’observation,
  • Décrivez la cause possible,
  • Suggérer une solution,
  • Un champ de conclusion est utilisé pour décrire la fermeture
  • lien vers une source, généralement un lien vers un article de forum.
formulaire de gestion de problèmes
formulaire de gestion de problèmes

Des champs supplémentaires tels que le statut, le domaine, la catégorie, le projet, la priorité et l’urgence utilisés pour la catégorisation et le filtrage qui fonctionnent bien pour moi. Je me demande comment cela tiendrait dans un environnement d’équipe.

En pratique, je me suis éloigné de l’utilisation de Microsoft Access. J’utilise maintenant Evernote pour stocker et gérer tous les problèmes sans la structure de base de données ci-dessus. J’ai tendance simplement à enregistrer les problèmes et à conserver les concepts ci-dessus de cause, de ressources et d’action suivante.

L’étape suivante consisterait à implémenter un modèle dans Evernote pour formaliser la structure ci-dessus.

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