Gérer les problèmes dans les équipes de travail

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La valeur d’une entreprise est la valeur interne stockée de son système d’information. Un forum interne pour les employés est un excellent moyen de valoriser cette connaissance, d’échanger avec les collègues et d’aider à gérer les problèmes.

Un forum interne peut également être un excellent moyen pour les nouveaux employés d’échanger des informations sur le mode de fonctionnement de l’entreprise. Ces concepts ont débuté avec les intranets et se sont maintenant étendus aux espaces de travail internes.

Je me souviens d’un client qui souhaitait avoir une liste de problèmes interne, partagée en temps réel entre deux entreprises, comprenant nos commentaires. Les outils disponibles étaient Excel par courrier ou SharePoint, mais aucun ne répondait à cette exigence.

Un wiki interne

Un wiki aurait été approprié, car il permet de suivre les changements de manière très efficace tout en maintenant un document cohérent. La gestion des problèmes peut utiliser un wiki en énonçant le problème, puis en mettant progressivement à jour avec des solutions.

Utiliser un forum interne pour gérer les problèmes

Utilisez l’excellente fonction de commentaire et de re-commentaire de la discussion, a chaque contribution. Le problème, cependant, est de savoir comment obtenir une vue rapide du statut sans avoir à lire tout le fil de discussion.

Il doit donc y avoir des systèmes efficaces de gestion des problèmes de l’équipe qui permettent à la fois de faire des commentaires chronologiques, d’avoir une sorte de vue rapide du résumé des actions prises et des feux de signalisation qui montrent le statur général. J’aimerais comparer avec les difficultés rencontrées à l’époque et voir quelles sont les solutions disponibles.

Le défi consiste à saisir les données détaillées, techniques ou autres, tout en maintenant un niveau de gestion. Dans mon entreprise individuelle, je n’ai pas à relever ces défis de partage et de compréhension. Cependant, les questions sont nombreuses, les sujets vastes et les sources d’information très variées.

Gérer les problèmes dans une base de données.

Vous ne pouvez pas gérer ou résoudre un problème sans poser la question centrale. Parfois, il n’est pas possible d’exprimer directement le problème, mais seulement ses caractéristiques observées.

Structure d’un problematique commerciale

  • Énoncez le problème, que j’appelle le constat,
  • Décrivez la cause possible,
  • Suggérer une solution,
  • Un champ de conclusion est utilisé pour décrire la cloture, la resolution du problème
  • lien vers une source, généralement un lien vers un article de forum.
formulaire de base de données de gestion de problèmes
formulaire de base de données de gestion de problèmes

Des champs supplémentaires tels que le statut, le domaine, la catégorie, le projet, la priorité et l’urgence sont utilisés pour la catégorisation et le filtrage, ce qui fonctionne bien pour moi. Je me demande comment cela se passerait dans un environnement d’équipe.

En pratique, je me suis éloigné de l’utilisation de Microsoft Access. J’utilise maintenant Evernote pour stocker et gérer tous les problèmes sans la structure de base de données ci-dessus. J’ai tendance à simplement enregistrer les problèmes et à retenir les concepts ci-dessus de cause, de ressources et d’action suivante.

L’étape suivante consisterait à mettre en place un modèle dans Evernote pour formaliser la structure ci-dessus.

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